Każda osoba fizyczna, chcąca podjąć działalność gospodarczą musi uzyskać wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) prowadzonej przez ministra właściwego do spraw gospodarki. W celu uzyskania wpisu należy zarejestrować działalność składając wniosek o wpis – CEIDG-1, aby zarejestrować działalność można wybrać jeden z trybów rejestracji:
– zalogować się do CEIDG, wypełnić wniosek on-line i złożyć go elektronicznie,
– zalogować się do CEIDG, wypełnić wniosek on-line, wydrukować i zanieść go do gminy,
– bez logowania się do CEIDG, wypełnić wniosek on-line, wydrukować i zanieść go do gminy,
– pobrać i złożyć wniosek w formie papierowej w gminie, a gmina przekształci go na wniosek elektroniczny,
– przesłać wniosek listem poleconym do wybranej gminy, przy czym podpis musi być potwierdzony notarialnie.
W przypadku rejestracji działalności poprzez zalogowanie się do CEIDG, przy pierwszym logowaniu należy założyć konto i aktywować je.
W celu rejestracji konta można skorzystać z podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym lub nieodpłatnego profilu zaufanego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej (ePUAP).
Profil zaufany jest bezpłatną metodą potwierdzania tożsamości obywatela w systemach elektronicznej administracji – jest to odpowiednik bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym.
Wykorzystując profil zaufany możemy załatwić sprawy administracyjne (np. wnoszenie podań, odwołań, skarg) drogą elektroniczną bez konieczności osobistego udania się do urzędu.
Profil zaufany można uzyskać na dwa sposoby:
I sposób – dla wszystkich obywateli:
1. zalogować się na platformie ePUAP (wymagane posiadanie konta na ePUAP),
2. wypełnić wniosek o założenie profilu,
3. udać się do punktu potwierdzającego profil celem potwierdzenia tożsamości.
II sposób – dla osób posiadających podpis elektroniczny:
1. zalogować się na platformie ePUAP (wymagane posiadanie konta na ePUAP),
2. wypełnić wniosek o założenie profilu,
3. potwierdzić swoje dane za pomocą podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem.
W przypadku składania wniosku osobiście, wypełniony wniosek można złożyć w dowolnym urzędzie miast/gminy.
We wniosku o wpis, przedsiębiorca musi określić rodzaj wykonywanej przez siebie działalności gospodarczej przy użyciu kodów PKD (Polska Klasyfikacja Działalności). Gdy zakres działalności jest szeroki i kody PKD nie mieszczą się we wniosku, należy dołączyć do niego załącznik – CEIDG-RD i wymienić w nim pozostały zakres działalności.
Do wniosku należy dołączyć również załącznik – CEIDG-MW – dodatkowe miejsca wykonywania działalności w przypadku, gdy działalność będzie wykonywana w kilku miejscach (np.: przedsiębiorca otwierający sieć sklepów w różnych miejscach jest zobowiązany podać wymagane informacje o każdym z miejsc, w którym prowadzi swoją działalność).
We wniosku CEIDG-1 przedsiębiorca może również zgłosić formę opodatkowania dochodu ze swojej działalności oraz rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej.
Wniosek o zarejestrowanie działalności jest realizacją projektu “jednego okienka”. Składany wniosek jest jednocześnie:
- wnioskiem o wpis do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej,
- wnioskiem o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON),
- zgłoszeniem identyfikacyjnym albo aktualizacyjnym o którym mowa w przepisach o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników,
- zgłoszeniem płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych albo zgłoszeniem oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników.
Organ ewidencyjny przesyła dane z wniosku do:
- właściwego urzędu statystycznego w celu nadania przedsiębiorcy przez ten urząd numeru REGON;
- wskazanego we wniosku naczelnika urzędu skarbowego, w celu zaewidencjonowania w ewidencji podatników (jeśli przedsiębiorca posiada już NIP), a gdy osoba fizyczna nie ma nadanego numeru NIP w celu zarejestrowania w ewidencji podatników i nadania numeru identyfikacji podatkowej – NIP;
- właściwej jednostki terenowej ZUS lub Centrali KRUS w celu zgłoszenia przedsiębiorcy jako płatnika składek (więcej na temat rejestracji w ZUS w punkcie 3).
Wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest wolny od jakichkolwiek opłat.
Każdy przedsiębiorca wpisany do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej może w każdej chwili wygenerować sobie aktualne zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej.
Jak już w punkcie wcześniejszym powiedziano dane z wniosku CEIDG-1 otrzymuje Urząd Skarbowy w celu zaewidencjonowania w ewidencji podatników (jeśli przedsiębiorca posiada już NIP), a gdy osoba fizyczna nie ma nadanego numeru NIP w celu zarejestrowania w ewidencji podatników i nadania numeru identyfikacji podatkowej – NIP.
Resztę dokumentów rejestracyjnych musimy jednak złożyć w Urzędzie Skarbowym samodzielnie, są to m. in.: zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku VAT oraz dokumenty zgłoszeniowe spółki cywilnej.
REJESTRACJA DO VAT-u
Jeżeli chcemy zostać podatnikami podatku VAT (m. in. korzystać z możliwości odliczenia VAT naliczonego w fakturach kosztowych), musimy przed dniem dokonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, złożyć w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej zgłoszenie rejestracyjne VAT-R.
Spółka cywilna jest samodzielnym podatnikiem VAT, spółki cywilne, jawne i inne podmioty w zgłoszeniu (VAT-R) podają swoją nazwę i siedzibę.
Chcąc zarejestrować się jako podatnik VAT konieczne jest uiszczenie opłaty skarbowej w wysokości 170 zł.
Urząd Skarbowy niezwłocznie powinien wydać potwierdzenie dokonania rejestracji na druku VAT-5.
Podatnicy, którzy dokonują lub zamierzają dokonywać transakcji z podmiotami z państw członkowskich Unii Europejskiej są obowiązani do zarejestrowania się dodatkowo dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego. Rejestracji tej dokonuje się w zgłoszeniu rejestracyjnym/aktualizacyjnym VAT-R.
Podatnik rozpoczynający wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT jest co do zasady zwolniony z tego podatku do momentu gdy nie przekroczy 150.000,00 zł obrotu. Zwolnienie to jednak nie obejmuje rodzajów działalności wymienionych w art. 113 ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług z 11.03.2004 roku, między innymi podatników:
- dokonujących dostawy: wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym (z pewnymi wyjątkami wymienionymi w art. 113 ust. 13 pkt 1 lit. b), nowych środków transportu, terenów budowlanych oraz przeznaczonych pod zabudowę,
- świadczących usługi prawnicze oraz usługi w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego), a także usługi jubilerskie,
- nie mających siedziby lub miejsca zamieszkania na terytorium kraju.
REJESTRACJA SPÓŁKI CYWILNEJ
Wspólnicy spółki cywilnej w celu zarejestrowania spółki w Urzędzie Skarbowym i uzyskania dla niej numeru NIP muszą złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 z załącznikiem NIP-D – informacja o wspólnikach spółki. Jeżeli spółka posiada dodatkowe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej to konieczne jest dołączenie również załącznika NIP-C – informacja o miejscach prowadzenia działalności gospodarczej przez spółkę.
W przypadku spółki jawnej, innych jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej oraz podmiotów będących osobami prawnymi dokumenty te składa się z wszystkimi dokumentami rejestracyjnymi do sądu, a on przekazuje je do urzędu skarbowego.
KASA REJESTRUJĄCA
Rozpoczynając działalność gospodarczą obowiązek rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży i podatku przy użyciu kasy rejestrującej co do zasady powstaje jeżeli przekroczony zostanie obrót wysokości 20.000 zł.
Przy pewnych rodzajach prowadzonej działalności gospodarczej kasa jest wymagana już od pierwszego dnia prowadzenia działalności, np. usługi przewozowe, sprzedaż części i akcesoriów samochodowych, sprzedaż sprzętu rtv i inne wymienione w § 4 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2009 roku (Dz. U. Nr 224, poz. 1797).
Jeżeli zawiadomimy Naczelnika Urzędu Skarbowego przynajmniej dzień przed instalacją kasy możemy odliczyć od podatku VAT kwotę wydaną na zakup kasy w wysokości 90% jej ceny netto, nie więcej jednak niż 700 zł za każdą kasę.
Jak już w punkcie pierwszym wskazano dane z wniosku CEIDG-1 otrzymuje ZUS lub KRUS w celu zgłoszenia przedsiębiorcy jako płatnika składek albo zgłoszenia oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników.
Na podstawie danych zawartych w wniosku CEIDG-1 ZUS sam sporządzi dokumenty takie jak: ZUS ZFA – Zgłoszenie danych płatnika składek – osoby fizycznej, ZUS ZAA – Adresy prowadzenia działalności gospodarczej, ZUS ZBA – Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek, jeśli wraz z CEIDG-1 złożony został CEIDG-RB. Jeśli jednak nie złożono tego dokumentu to należy po założeniu firmowego rachunku bankowego zgłosić numer rachunku bankowego do ZUS-u samodzielnie.
Następnie niezależnie od wniosku CEIDG-1 przedsiębiorca musi samodzielnie w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej dokonać w ZUS-ie zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. Jeżeli przedsiębiorca nie pracuje i nikt go nie ubezpiecza, zgłoszenia dokonuje poprzez sporządzenie formularza ZUS ZUA. W przypadku gdy pracuje i dodatkowo prowadzi działalność gospodarczą wówczas dokonuje tylko zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego poprzez złożenie formularza ZUS ZZA.
Powyższe zgłoszenia można dokonać osobiście, pocztą lub drogą elektroniczną z użyciem podpisu elektronicznego.
Chcąc założyć którąś ze spółek osobowych prawa handlowego lub spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością musi zostać zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym w Rejestrze Przedsiębiorców.
Aby zawiązać spółkę osobową regulowaną przez przepisy Kodeksu Spółek Handlowych, należy:
- sporządzić protokół zgromadzenia wspólników, obejmujący uchwały dotyczące zawiązania spółki,
- zawrzeć umowę spółki, pod rygorem nieważności przy spółce jawnej i partnerskiej w formie pisemnej, a przy spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej w formie aktu notarialnego,
- sporządzić wnioski do Urzędu Skarbowego (NIP-2), do Urzędu Statystycznego (RG-1), do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- sporządzić wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców wraz z załącznikami,
- sporządzić u notariusza wzory podpisów wspólników,
- dokonać opłaty na rachunek bankowy sądu rejestrowego w wysokości 500 zł za wpis sądowy oraz 250 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, dowód wpłaty należy złożyć do sądu wraz z dokumentami rejestracyjnymi,
- do dokumentów rejestrowych należy także dołączyć dokument potwierdzający tytuł prawny do siedziba spółki
Aby zawiązać spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością należy:
- przygotować projekt umowy spółki, następnie z projektem umowy udać się do notariusza w celu zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w formie aktu notarialnego,
- sporządzić wnioski do Urzędu Skarbowego (NIP-2), do Urzędu Statystycznego (RG-1), do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- wnieść wkład kapitałowy, który zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu Spółek Handlowych powinien wynieść co najmniej 5000 zł,
- powołać zarząd spółki, sporządzić księgę udziałów,
- sporządzić notarialnie poświadczone wzory podpisów wspólników spółki
- sporządzić wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców wraz z załącznikami wymagany przez ustawę o krajowym rejestrze sądowym w celu wpisania spółki do KRS-u – Rejestru Przedsiębiorców,
- dokonać opłatę na rachunek bankowy sądu rejestrowego w wysokości 500 zł za wpis sądowy oraz 250 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym,
- do dokumentów rejestrowych należy także dołączyć dokument potwierdzający tytuł prawny do siedziba spółki
Wszystkie dokumenty należy złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego właściwego ze względu na miejsce siedziby w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy spółki.
Wpis do Rejestru Przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym jest wpisem konstytutywnym, dlatego spółka powstaje dopiero z momentem wpisu spółki przez sąd do rejestru.
Aby podjąć kolejne kroki w celu uruchomienia firmy, a później do jej prowadzenia konieczne jest wyrobienie firmowej pieczątki. Pieczątka jest potrzebna np. do otwarcia firmowego rachunku bankowego.
Na pieczątce powinna się znaleźć:
- nazwa firmy,
- adres pod którym prowadzona jest działalność gospodarcza,
- numer NIP,
- numer telefonu kontaktowego.
Wymóg umieszczania na pieczątkach numeru REGON został zniesiony w grudniu 2008 roku.
Płatności związane z wykonywaną działalnością gospodarczą należy dokonywać i przyjmować za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy, gdy łącznie wystąpią dwie następujące przesłanki:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca,
- jednocześnie jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 Euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych, ogłaszanego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc w którym dokonano transakcji.
Przedsiębiorca będący członkiem spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej może realizować ten obowiązek za pośrednictwem rachunku w tej spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.
Numer firmowego rachunku bankowego w przypadku indywidualnej działalności gospodarczej należy zgłosić do CEIDG na wniosku CEIDG-1, w przypadku większej liczby rachunków bankowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą do wniosku dołączamy załącznik CEIDG-RB. W przypadku spółek osobowych numer firmowego rachunku bankowego zgłasza się do Urzędu Skarbowego drukiem NIP-2 z podpiętym kserem umowy.
Zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje w formie polecenia przelewu.
Natomiast mikroprzedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 roku (Dz. U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095 z późn. zm.) mogą zapłacić podatki, również w gotówce.
Mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu niniejszej ustawy jest przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
2) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych
nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu
sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2
milionów euro.
Udając się do banku w celu otwarcia firmowego rachunku bankowego będą potrzebne:
- Zaświadczenie o wpisie do centralnej ewidencji działalności gospodarczej lub postanowienie o wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego,
- Zaświadczenie o nadaniu numeru REGON,
- Potwierdzenie nadania numeru NIP (NIP-4),
- Pieczątka firmowa,
- Dowód osobisty.